Подготовка / проверка документов для импорта и экспорта

Какие документы готовим

Комплект документов зависит от того, что вы везёте, откуда и на каких условиях. Один и тот же товар из Китая и из Казахстана потребует разного набора бумаг, а ошибка в одной строке инвойса может остановить поставку на границе.

Три набора

• Документы для международной перевозки — экспортные и транзитные (EX, T1), транспортные CMR и ТТН, инвойсы и упаковочные листы.
• Документы для таможенного оформления — получение ЭЦП, контрактная и отгрузочная документация, технические и разрешительные документы.
• Технические документы — описания и обоснования для подтверждения таможенной стоимости и заявленного кода ТН ВЭД.

Подготовка или проверка

Мы можем составить документы с нуля или проверить те, что прислал контрагент. Второе часто дешевле и быстрее: обычно достаточно исправить формулировки, а не переписывать комплект заново.

Проверка особенно полезна перед первой поставкой с новым партнёром — на этом этапе ошибки обходятся дороже всего.

Что входит в комплект

Состав зависит от товара, страны и условий поставки, но каркас повторяется от сделки к сделке.

• Внешнеторговый контракт со спецификациями и приложениями.
• Инвойс и упаковочный лист.
• Транспортные документы: коносамент, накладная СМГС или ЦИМ, CMR — в зависимости от вида перевозки.
• Разрешительные документы по коду: сертификат, декларация о соответствии, лицензия, нотификация.
• Документы о происхождении товара, если рассчитываете на преференцию.
• Платёжные документы и документы о стоимости перевозки и страхования.
• Техническая документация, если код требует обоснования.

Проверка того, что уже собрано

Отдельная и самая востребованная часть работы. Отсутствующий документ обычно замечают заранее — груз задерживают не из-за него, а из-за расхождений внутри комплекта, который на первый взгляд полон.

Мы сверяем документы попарно: наименование товара в контракте, инвойсе и сертификате; количество в инвойсе и упаковочном листе; вес в упаковочном листе и транспортном документе; реквизиты производителя во всех документах посимвольно; условия поставки в контракте и инвойсе; номер и дату контракта во всех ссылках. Каждое несовпадение — законное основание для запроса, а запрос означает сутки на складе временного хранения и оплату хранения.

Типичные расхождения

• Количество указано в разных единицах — штуки против коробок, коробки против паллет.
• Вес нетто вместо брутто в одном из документов.
• Разное написание завода в сертификате и инвойсе — от перестановки слов до другого адреса.
• В инвойсе другой термин Инкотермс, чем в контракте.
• Сертификат оформлен на другого импортёра — для вашей поставки он недействителен.
• Ссылка на приложение вместо контракта в транспортных документах.

Документы для таможенного оформления

Комплект для декларирования мы готовим — это наша работа. Саму подачу декларации и представительство перед таможней ведут таможенные представители: мы не подаём декларации и не занимаемся оформлением как таковым, но передаём подрядчику готовый и внутренне согласованный пакет, по которому не возникает вопросов.

Когда начинать

Разрешительные документы оформляются до отгрузки, а часть из них требует образцов, которые нужно ввезти заранее. Комплект под поставку собирается параллельно с производством товара, а не после его прибытия. Порядок и сроки разобраны в справочнике: разрешительные документы и сертификация и таможенное оформление: этапы и комплект документов.

Пришлите в чат на сайте перечень того, что уже собрано, — скажем, чего не хватает и что вызовет вопросы.